L’organisation d’un évènement d’entreprise ne doit jamais être prise à la légère, car l’image de l’entreprise en dépend. Pour cela, il est important de miser sur ces options professionnels afin qu’une image positive puisse se refléter en retour. Mais quoi qu’il en soit, cela commence et dépend toujours d’une organisation de qualité.

Organiser un événement d’entreprise : chercher un espace approprié

L’espace pour votre événement doit être accessible aux invités, et en même temps en phase avec la raison de l’événement. Par exemple, pour les séminaires d’entreprise, peut-être devriez-vous choisir un lieu proche de la gare. La capacité maximale du lieu est un autre aspect à considérer dans cette étape d’organisation. Pour bien faire les choses, évaluez les besoins de votre événement et choisissez un espace flexible qui vous laisse une certaine marge avec le nombre de participants. Parfois, des événements sont organisés dans de grands espaces pour un petit groupe d’invités et cela ne fera que gaspiller le budget dans le cas où l’espace n’est pas rempli. D’autre part, il y a des événements qui sont excessivement ajustés à la capacité de l’espace, sans tenir compte des personnes qui n’arrivent qu’au dernier moment. Lille Grand Palais propose un emplacement stratégique pour organiser un événement d’entreprise en plein cœur de Lille en s’installant à proximité des transports en commun et des hôtels.

Organiser un événement d’entreprise : évènement en intérieur ou à l’extérieur ?

Si vous envisagez d’organiser un évènement à l’extérieur, vous devez tenir compte du facteur météo. Il serait donc pratique d’avoir un plan B au cas où la météo se dégraderait tout au long de la journée. Les tentes et les chapiteaux peuvent être d’une grande aide dans ces situations. Mais cela constituerait des dépenses supplémentaires qui pourraient ruiner votre budget. C’est pourquoi il est plus conseillé de toujours organiser un évènement d’entreprise en intérieur pour pallier ces problèmes. La possibilité de personnaliser l’espace est aussi un autre aspect à considérer. Le site lui-même doit être aligné avec le type d’événement. Vous n’organiseriez pas un congrès dans une aire de pique-nique, tout comme vous n’organiserez pas non plus un mariage dans un théâtre. Par conséquent, la possibilité de personnaliser le lieu est un aspect important à prendre en compte. Par exemple, si vous devez célébrer une soirée à thème, privilégiez toujours d’un espace qui vous permet de mettre en place votre propre décoration. C’est pourquoi Lille Grand Palais met à disposition ses espaces modulables pour permettre aux organisateurs d’organiser un événement d’entreprise dans des espaces personnalisables en fonction de leurs besoins.

Organiser un événement d’entreprise : recourir à des services supplémentaires

L’une des principales exigences est que l’espace choisi réponde aux exigences techniques et audiovisuelles de l’animation qui accompagne l’événement. Avez-vous besoin d’équipement audio? De projection vidéo ? Avez-vous des microphones au cas où il y aurait des présentateurs ou des conférenciers ? Y aura-t-il de la musique live ? Pensez également aux autres services supplémentaires dont vous avez besoin et qui pourraient améliorer le rendu de votre évènement : meubles, installateurs professionnels, accueil, parking, création d’ambiance, restauration, catering… Dans ce contexte, Lille Grand Palais dispose d’une équipe de professionnels qui peuvent proposer un accompagnement complètement dédié pour organiser un événement d’entreprise.